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如何成功导入与活用 ERP 系统

文 | 桑原喜代和

世界上有许多企业导入ERP系统, 在中国导入ERP系统的公司也不少。 在日本刚好碰上千禧虫危机的话题,也是第一次的导入高点,特别以SAP为代表,许多ERP系统由于广为人知而出现导入风潮。我的公司也曾检讨ERP系统的导入,由于认为千禧虫危机会产 生很大的风险,因此直到解决千禧虫问题之后,才开始导入ERP系统。那时候,笔者身为计划负责人开始导入ERP系统,两年后才开始真正去使用。此外,由于笔者也参与过北京合资企业的计划,因此也有导入中国ERP系统的经验。

ERP系统从大企业到小公司,导入的范围非常广泛,另一方面,时常听到有超过60%以上的机率会导入失败, 无法获得预期的效果。此外,实际上从下游的成本管理和会计功能的运用为中 心,以ERP系统的特长来说,有许多事例是从上游的 MPS/MRP的计划来带动一连串的功能。我们可以从日本和北京的事例来看,导入、运用ERP 系统的经验与中国企业的现状相比较,试着去思考若是要成功导入与活用,必须要怎么做会比较好?

导入ERP系统失败的问题点

一般来说,导入ERP系统失败的 原因区分为导入前后与导入途中各阶段所出现的问题。在导入前如果无法让整个公司了解执行目的,很容易因为现状而出现半途而废的状况,即使有一部份能确实执行,也无法让整体获得最佳化。 另外,目标与导入效果没有定量化的话, 不只是经营高层,也无法获得员工的支 持,很容易出现中断的情况,无法提升导入后的效果。事前将目的与目标效果定量化,明确订定出成本效益是一件很重要的事情。

选择ERP软体套件时,若是没有将功能需求与执行方法加以明确化,在导入途中容易遇到停滞,运行后也会出现很多不满的声浪。使用者对于软体的使用要求必须加以明确化。另外,功能 需求与软体功能的磨合度不足时,在导入途中出现产生误差的状况,费用与排程时间会因此而大幅增加。因此在选择阶段时,必须确实地进行磨合,才能在短期内顺利使用软件。

在导入时,现状的业务分析与需求的选择取舍,若是没有与之后的执行方法深入检讨,很难达到预期的效果。为了分析现状、找出达成目标的要件,事前的准备相当重要,并且以此为基础进行软件功能与适性与差异分析。这时候, 即使设定太高的目标,也无法立刻实现。 因此一开始不要贪多,设定出达成目标的步骤,一步步确实地向上提升,最终将能找到一条正确的道路。

导入ERP系统后,若是无法摆脱目前业务运作与管理方式,不仅无法顺利进行ERP的导入,也会背离标准功能、使增加改造与维护成本剧增,无法提升效果。近来软件本身的完成度很高, 必须要努力使其符合标准功能。另外, 若是没有了解软体功能、决定好运用方式,无法实现的项目也会变多,难以发挥导入效果。在开始运用的阶段,我们必须抱持着自己也是参与计划一份子的心情,让现场人员制作出代表最终成果的操作指南,就会距离成功更接近。

在以上各个阶段,若是无法发展出 一套同时推动经营高层与现场人员的体 制,无论花多久时间都无法实际运作, 并浪费许多时间。另外,实际运作后没有提升士气,发生操作上的失误,管理 水平没有提升,都无法产生导入效果。 ERP系统的导入不只是信息系统,也必须要改革组织与业务。为此经营高层要拥有领导能力,让全体人员抱持共通的目标,以整个公司都能参与在其中为最重要的前提。导入ERP系统之后, 若是没有出现成效,必须要回溯到刚导入的各阶段,找出失败的原因加以应对, 才能将停滞的状态加以突破。

ERP 系统的成功要素

在1960年代提倡MRP的奥利弗·怀特(OliverW.Wight)定义出“MRP 成功的六个要件”,由于ERP的核心是MPS与MRP,以下将ERP需要的六个要件介绍给大家。

适当的标准值

在各个相关部门当中,设定各个零 件的批量尺寸、安排方式、前置期、安全库存的标准值与加工、组装的标准顺序,登录在 ITEM(零件标准)或 SR(工序标准)当中,而整顿 ITEM、SR 与 BOM 这三个主要标准就是以 MPS/ MRP 作为前提。

正确的零件表

在 MPS/MRP 当中,BOM 是以 零件表为基础,安排全部的单元零件与产品。为了正确安排这些内容,要以BOM的精确度为前提,要求100% 的精确度。只靠设计部门的努力非常困难, 必须要靠相关部门的支持与反馈才能达到目标。

库存高精确度

一般来说,为了让 MPS/MRP 成 功必须要达到 99.9% 的库存精确度, 库存资料不只是仓库的库存,也包含了 已安排完成准备入库的零件。提升精确 度时,不只是需要进行盘点,在进行出 入库作业时也要随时确认现有的数量。

毫不迟缓的实绩报告

现场目前是什么情况,即使没有人 员随时走动确认,让现有的情况立即可视化反应出来非常重要,必须能够及时反应实际情况、正确收集信息的体系。使用 POP(Point Of Product、生产时点情报)实绩收集系统,能够获得成效。

实际使用者的理解与协助

所有部门共同协力才能完成一套系统,如果其中有部门偷工减料的话,会使所有的努力瞬间白费。因此不只是自身的部门,必须要让所有部门能够了解大家要为同样的事情一起努力。透过在现场制作使用手册,能让使用者更有愿意参加与投入。

经营高层的强力后援

为了能让系统成功运作,要使经营高层明确地支持为前提。若是高层漠不关心会影响到整个公司,大家对于操作使用不再产生紧张感,正确度无法维持下去,对于系统的信赖感也会逐渐消失。

今年春天,我访问了在10年前导入ERP系统的北京合资企业,并询问运作情况。现在虽然仍在继续使用该系统,但是已经失去了当初刚完成时的期待情况,同使也产生许多尚未解决的问题。特别是在主要标准与库存精确度没有提升,此外,由于经营高层与现场使用者的使用意识低迷,对于系统有许多不满,因此无法有效地加以活用。为了解决这样的问题,我定期会去北京访问,协助他们重新进行系统导入、并检讨运作方式。

善用ERP系统企业的特长

十几年前,我在过去主导ERP系统导入的公司中,从上游到下游整体的功能顺利运行,使ERP系统成效扩及整个企业,这家公司在运用ERP系统上有三个特长,在下面做出说明。

第一个是完全转移到ERP系统

在转移时一开始虽然会和过去主要的系统同时运作,但是随着系统的切换,会将旧系统完全撤除,一旦让旧系统继续存在,大家已习惯过去的操作方式,就无法顺利的转移到新系统。从计算机系统转移到ERP系统时,若还留着过去的电脑介面,很容易也将过去的旧功能一起转移,这并非是件好事。

第二个是更广泛地运用数据数据

ERP系统的画面与帐务是运用上的最低限度,此外,实际使用时也有很多不实用的地方。虽然可以增加制作数据的程序,但是最好能够开放数据库, 让用户能自行制作数据。具体的方式是让使用者从EXCEL当中撷取出必要的数据,编辑出自己需要的数据。这个EXCEL工具是任何使用者都能自由使用,不用依赖系统部门也能靠自己制作 出数据。

第三个是数据精确度与整体优化

组合型的企业当中,最重要的课题就是缺料管理。为了进行管理,制作各种不同管理资料、进行各个会议,到开始组装的阶段为止,必须要将缺料问题完全消除。相关部门的负责人使用EXCEL工具撷取出数据数据,透过这样的方式可以消除缺料问题,并进行其他的业务工作。

以上是从ERP系统的导入到成功运作中会出现的问题与成功要件,并将各种活用方式的特长介绍给大家,希望对于目前正在导入ERP系统,但是成效不彰的企业能有所参考价值。虽然无法顺利运作的状况时常会发生,但是能够提升成效的地方也不少。希望大家对于现状不要轻言放弃,而是继续努力改善,这才是最重要的事情。现在我所支持的台湾企业在ERP系统的运用上非常努力,同时也有协助北京的合资企业重新改善ERP系统,期待下次有机会能将这些内容提供给读者。

 

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